Hoe registreer je relatiegeschenken in boekhouding?
Hoe registreer je relatiegeschenk in de boekhouding?
Je registreert relatiegeschenken in de boekhouding als gemengde kosten. Deze kostenpost kan op twee verschillende manieren geregistreerd worden in de boekhouding. Zo kun je een vast bedrag of een gedeelte van de kosten van relatiegeschenken aftrekken van de inkomstenbelasting. Daarnaast is het in sommige gevallen ook mogelijk om de btw-kosten te verrekenen als voorbelasting.
Wat valt onder welke grootboekrekening: Relatiegeschenken
De grootboekrekening relatiegeschenken mag je gebruiken voor zakelijke geschenken. De regels omtrent relatiegeschenken zijn gelukkig vrij eenvoudig. Het is vooral belangrijk dat de ontvangers van de relatiegeschenken bestaande klanten en relaties zijn. Promotieartikelen en personeelsgeschenken vallen hier dus niet onder. Promotieartikelen zijn zakelijke kosten die geboekt worden als acquisitiekosten. Voor personeelsgeschenken gebruik je het beste de post representatiekosten.
Hoe boek je relatiegeschenken?
Om de kosten overzichtelijk te houden is het belangrijk om de relatiegeschenken te boeken op een aparte grootboekrekening. Relatiegeschenken vallen voor de belastingaangifte onder de "gemengde kosten". Want relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar. Als ondernemer mag je zelf kiezen hoe je de aftrek berekend. Er zijn twee methoden om de aftrek van relatiegeschenken te boeken:
1. Je houdt netjes alle "gemende kosten" (inclusief relatiegeschenken) bij. Van dit totaalbedrag aan gemengde kosten is 80% aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting (20% is dus niet-aftrekbaar).
2. Of je kiest voor een aftrekcorrectie met een vast bedrag van € 4.800 (2022). Zoals je ziet is deze methode stukken eenvoudiger.
Relatiegeschenk boekhouding regels voor BV?
Heb je een BV? Dan gelden de volgende regels:
1. De BV houdt netjes alle "gemende kosten" (inclusief relatiegeschenken) bij. Van dit totaalbedrag aan gemengde kosten is 73,5% aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting (en 26,5% dus niet-aftrekbaar).
2. Of de BV kiest voor een aftrekcorrectie met een vast bedrag van €4800 of 0,4% van de totale loonsom
Als ondernemer mag je zelf kiezen welke methode je toepast. Als de gemengde kosten laag zijn, dan is het vaak voordelig om de aftrek te berekenen op basis van de werkelijke gemengde kosten. Bedragen de gemengde kosten meer dan € 24.000? Dan is vaak de andere methode (€ 4.800 / 0,4% loonsom) voordeliger.
Meer hierover lees je in ons artikel ‘Zijn relatiegeschenken aftrekbaar?’
Wil je de btw van de relatiegeschenken boeken als voorbelasting? Dan moet je rekening houden met een jaarlijks maximumbedrag van €227 per relatie, instelling of bedrijf. Komen de kosten boven dit bedrag uit? Dan mag je de relatiegeschenken alleen boeken als voorbelasting als de ontvanger zelf ook btw-afdraagt (als ondernemer) en het geschenk zakelijk gebruikt kan worden.
Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?
Relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbare kosten omdat ze onderdeel zijn van de gemengde kosten. Zoals de naam al doet vermoeden, zijn gemengde kosten niet 100% zakelijk. Er wordt namelijk geen tegenprestatie verwacht voor het relatiegeschenk. Om dit te compenseren is er een persoonlijk deel dat niet aftrekbaar is. Hoe dit precies werkt? Je kunt 100% van de kosten op de grootboekrekening relatiegeschenken boeken, en vervolgens een aftrekbeperking toepassen volgens één van bovenstaande methodes.
